Consultoria, però de les que es queden a muntar-ho
Una consultora a l'ús et lliura un informe i marxa abans de la part difícil, que és canviar com funciona la clínica cada dia. Una agència fa el contrari: executa sobre un pla que has hagut de decidir tu. Nosaltres fem les dues meitats, i les fan les mateixes dues persones, així que no hi ha traspàs a un equip que no va ser a la reunió. El lliurable no és un document: és un sistema funcionant a la teva clínica, que pots veure, mesurar i, si un dia vols, endur-te. Sense permanència i amb els fluxos documentats.
Enginyeria no vol dir complicat
Venim d'Enginyeria en Tecnologies Industrials a l'ETSEIB (UPC). Aquesta carrera ensenya a mirar un procés i localitzar on s'encalla: el coll d'ampolla, la capacitat que queda sense fer servir, la feina que s'acumula esperant que algú la mogui. Una clínica dental és exactament això. Un buit a l'agenda és capacitat perduda que ja està pagada. Un pressupost lliurat i sense seguiment és feina aturada acumulant pols. Una consulta que entra un diumenge i es contesta el dimarts té un temps de cicle massa llarg, i per llavors el pacient ja seu en una altra clínica. Una agència mira això i proposa més anuncis. Nosaltres mirem primer on es perd el que ja entra.
El difícil és l'anàlisi, no el que s'instal·la
Val la pena aclarir-ho, perquè la paraula enginyeria fa respecte: l'objectiu no és muntar-te un sistema sofisticat. Gairebé sempre és el contrari. La part que costa és entendre per on se t'escapen els pacients, i aquesta la fem nosaltres. El que acaba instal·lat a la teva clínica ha de ser simple, perquè si el teu equip no ho entén en una tarda no ho farà servir, i un sistema que ningú fa servir no serveix de res per ben construït que estigui. Si podem resoldre alguna cosa canviant un procés en comptes d'afegir una eina, el canviem i ens estalviem l'eina.
On es perden els pacients en una clínica dental
Gairebé mai és un problema de captació. La majoria de clíniques privades reben més consultes de les que aconsegueixen convertir, i les perden en tres punts concrets. El primer és el temps de resposta: qui escriu un diumenge a la nit amb dolor obre tres webs i es queda amb la que li contesta. El segon és el pressupost lliurat i no seguit: el pacient va dir que s’ho pensava, ningú va tornar a trucar, i el cas es va tancar en una altra clínica. El tercer és el pacient que ja va venir una vegada i no va tornar, perquè ningú li va recordar la revisió.
Seguiment de pressupostos, el punt que més canvia el resultat
Un pressupost d’implants o d’ortodòncia no es decideix a la consulta: es decideix en les dues o tres setmanes següents, comparant. Durant aquest temps, la majoria de clíniques no fa res, no per deixadesa sinó perquè ningú té l’agenda per recordar-se de cada cas. El sistema fa aquest seguiment amb to consultiu, no comercial: un contacte al dia 2, un altre al dia 7, pel canal que el pacient prefereixi, i un avís a l’equip quan un pressupost alt està a punt de refredar-se. És la peça amb més impacte directe sobre la facturació, i la que gairebé ningú té muntada.
No-shows i reactivació de pacients inactius
Un buit a l’agenda d’un odontòleg no es recupera: aquest temps ja està pagat. Els recordatoris amb confirmació activa baixen les absències de manera notable, i qui no es presenta rep un contacte automàtic per reprogramar en lloc de desaparèixer de la llista. Amb els pacients inactius funciona igual: el sistema detecta qui porta massa temps sense tornar a una revisió i llança la reactivació sense que ningú hagi de creuar llistats a mà.
SEO local per tractament i per barri
Els pacients dentals cerquen per tractament i per zona: "implants dentals Barcelona", "ortodòncia invisible Gràcia", "dentista urgències Sarrià". Una sola pàgina de serveis no competeix amb això. Treballem una pàgina per tractament (implants, ortodòncia, estètica dental, higiene, urgències), la fitxa de Google Business Profile com a actiu actiu i no com una dada de contacte oblidada, i contingut de blog orientat als dubtes reals que arriben a la consulta.
Com s’adapta el sistema segons el tractament
En implants la feina està en la captació d’alta intenció i en el seguiment llarg del pressupost, perquè el procés de decisió és de setmanes. En ortodòncia cal segmentar per perfil, adults professionals i joves, amb missatges i creativitats diferents, a més de recordatoris de revisions periòdiques. En estètica dental el que converteix són els casos reals amb consentiment explícit, no imatges d’estoc, i la recuperació de qui va demanar informació i es va refredar. En higiene i revisions el valor està gairebé tot en la reactivació periòdica. El sistema és el mateix, el que canvia és on es posa el pes.
Dades de salut i RGPD
Les dades de salut són categoria especial al RGPD, així que això no és un detall d’última hora. L’assistent es configura per demanar només l’imprescindible per agendar i mai per recollir historial clínic per xat. Les baixes s’apliquen a l’instant, no en el següent cicle de campanya. Com qualsevol proveïdor que tracti dades per compte de la clínica, es signa el contracte d’encarregat del tractament, i si ja tens assessoria en protecció de dades ho revisem amb ella abans d’arrencar.
Integració amb el teu programa de gestió dental
Això és el primer que comprovem, abans de proposar res i sense cost. Els programes de gestió dental que ofereixen accés per API s’integren sense problema i el sistema pot consultar la disponibilitat real i confirmar la cita en un buit que existeix de veritat. Altres només ho permeten amb determinades llicències, i alguns no ho permeten en absolut. Si el teu programa és dels últims t’ho diem a la primera conversa, no després de signar: el sistema continua funcionant i deixa la sol·licitud llesta perquè recepció la confirmi en un clic, però no reservarà sol.
Què hem escrit sobre clíniques dentals
Preguntes freqüents sobre clíniques dentals
Sou una agència o una consultora?+
Una consultora d'enginyeria, i la diferència importa. Una agència et ven hores d'execució sobre un pla que decideixes tu. Una consultora a l'ús et ven una anàlisi i marxa abans d'implementar-la. Nosaltres fem les dues meitats: analitzem per on entra i per on es perd un pacient a la teva clínica, i després muntem el sistema que ho corregeix. Sense permanència, i amb els fluxos documentats perquè puguis continuar sense nosaltres el dia que vulguis.
Treballeu amb algun sector més?+
No. Només amb clíniques dentals privades, i és una decisió, no una limitació. Un sistema que serveix per a tot no entén de pressupostos d’ortodòncia, ni de no-shows, ni de programari de gestió dental. Preferim conèixer un sector a fons que no pas fregar-ne cinc.
Treballeu amb mútues o amb clíniques orientades a preu?+
No és on el sistema rendeix. Està pensat per a clíniques privades amb tractaments de valor, on el procés de decisió del pacient és llarg i per tant el seguiment canvia el resultat. En un model de volum i preu baix, el coll d’ampolla és un altre i això aporta molt menys.
S’integra amb el meu programa de gestió dental?+
Depèn del programa. Els que ofereixen accés per API s’integren sense problema; altres només amb determinades llicències, i alguns no ho permeten. És el primer que comprovem, abans de proposar res i sense cost. Si el teu programa no ho permet, el sistema recull la sol·licitud amb totes les dades i la deixa llesta perquè recepció la confirmi.
Com es tracten les dades dels pacients?+
Com a categoria especial del RGPD, que és el que són. Només es demana l’imprescindible per agendar, mai historial clínic per xat, les baixes s’apliquen a l’instant i es signa el contracte d’encarregat del tractament. Si la teva clínica ja té assessoria en protecció de dades, ho revisem amb ella abans d’arrencar.
Substitueix la meva recepció?+
No, i no t’ho hauries de plantejar així. Cobreix el que la teva recepció no pot cobrir: les nits, els caps de setmana, els moments en què està amb un pacient davant, i el seguiment de pressupostos que avui no es fa per manca de temps. A la pràctica li lleva de sobre les preguntes repetides perquè pugui atendre bé qui té al taulell.
Què passa si un pacient escriu amb una urgència?+
L’assistent detecta senyals d’urgència (dolor agut, inflamació, un cop, una peça trencada) i canvia de comportament: deixa d’intentar agendar com en un cas normal i deriva immediatament al canal que la clínica hagi definit, sigui un telèfon directe, un avís a l’equip o el vostre protocol d’urgències.
Prometeu un nombre de pacients nous?+
No. Analitzem la teva clínica, implementem el que funciona al sector i mesurem amb dades reals. Els resultats depenen de la teva clínica, el teu mercat i l’execució. El que sí que garantim és que tindràs dades reals per saber si funciona o no.
Breu · Gratuït · Sense compromís